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Volkswagen Financial Services

Obsequios, Invitaciones, gastos de viaje y alojamiento

¿Cuál es nuestra política de Obsequios, cortesías e invitaciones?

Los colaboradores de Volkswagen Financial Services México no deben hacer uso de las relaciones empresariales de la compañía para su propia ventaja ni en beneficio de terceros, o en detrimento de la compañía. Por lo que Volkswagen Financial Services México y sus colaboradores deben rechazar todo obsequio, gratificación, invitación u otras bonificaciones por parte de cualquier socio empresarial, si el valor u otros criterios ejercen o aparentan ejercer una influencia en la toma de decisiones.

Aportaciones de socios empresariales

A) Aceptación de invitaciones: Los colaboradores podrán aceptar invitaciones de socios empresariales a comidas o eventos de negocios, únicamente en el entendido de que esas invitaciones sean emitidas voluntariamente, sean por causas relacionadas con el negocio, no ocurran con demasiada frecuencia y el nivel de hospitalidad permaneciere dentro del alcance de las actividades conjuntas habituales y fuere adecuado en virtud de las circunstancias. Los colaboradores únicamente podrán aceptar la invitación si los representantes del socio empresarial también estuvieren presentes en la comida o evento de negocios.

B) Gastos de viaje y alojamiento de los colaboradores:

  • Los socios empresariales no deberán pagar los costos de viaje o alojamiento de los colaboradores de Volkswagen Financial Services Mexico.
  • Lo anterior no aplicará a gastos de viaje y alojamiento para aquellos eventos especiales a los que un colaborador asista en su capacidad profesional y a los que haya sido invitado para participar activamente (conferencista, facilitador, etc.).
  • Si un colaborador recibiere alojamiento nocturno en las instalaciones del socio empresarial, se deberá determinar y pagar el precio de mercado estándar. El socio empresarial deberá emitir la factura correspondiente.
  • El gerente del departamento en cuestión deberá mantenerse informado en todo momento en caso de que un socio empresarial cubra cualquier gasto de viaje y alojamiento, lo cual deberá ser documentado. Si existiere alguna duda, deberá consultar al departamento de Compliance.

Gratificaciones e invitaciones a socios empresariales

C) Invitaciones a socios empresariales por los colaboradores de Volkswagen Financial Services AG (Grupo) y/o Volkswagen Financial Services México.

  • Los colaboradores emitirán invitaciones a socios empresariales de acuerdo con un proceso de selección transparente, documentado, aprobado por el gerente de línea y claramente definido antes del evento, y con base en criterios objetivos. Por este motivo, debe existir un motivo empresarial legítimo para la invitación.
  • De igual modo, la invitación deberá ser adecuada en virtud de la razón y la posición del receptor
  • La invitación debe ser convenida con el gerente de línea y el Departamento de Compliance y este proceso deberá documentarse.
  • Las invitaciones dirigidas a las personas que acompañen al socio empresarial invitado (por ejemplo, socio) están permitidas únicamente en casos excepcionales, en el entendido de que esto será socialmente aceptable o esperado en virtud de la naturaleza del evento. Los periodistas/representantes de medios nunca recibirán una invitación para una persona acompañante.
  • Los colaboradores enviarán la invitación por escrito al domicilio comercial del socio empresarial, adjuntando el orden del día del evento planeado.
  • Se deberán satisfacer debidamente todos los requisitos formales (por ejemplo, aprobación, declaración de independencia periodística, cuando fuere aplicable, dirección correcta relacionada con la función) y demás normas legales. Si existiere alguna duda, se deberá consultar al departamento de Contabilidad y / o Compliance.
  • Las invitaciones por escrito que son enviadas por la compañía siempre deberán contener el siguiente texto: “Sírvase tener en cuenta que esta invitación se emite en el entendido de que su empleador otorga su consentimiento al respecto. Asegúrese de obtener toda aprobación necesaria de conformidad con los reglamentos aplicables a su compañía”.

D) Gastos de viaje y alojamiento de socios empresariales : Volkswagen Financial Services AG (Grupo) y/o Volkswagen Financial Services México podrá cubrir los gastos de viaje y alojamiento en un contrato documentado con el gerente de línea correspondiente, siempre y cuando

  • exista un objeto empresarial legítimo (que el viaje sea meramente por motivos empresariales);
  • las prestaciones otorgadas sean adecuadas en virtud de la razón y la posición del receptor;
  • el foro más cercano al lugar de residencia del invitado se elegirá en aquellos casos en que estén disponibles distintas sedes;
  • en caso de un viaje a larga distancia, existan motivos objetivos y legítimos para ello; y
  • la duración fuere adecuada en virtud del objetivo del evento.
  • Por lo general, no se permiten opciones de lujo (por ejemplo, vuelos en primera clase, hoteles de lujo), a menos que se justifiquen por circunstancias muy excepcionales. En todos los casos, se deberá consultar al departamento de Compliance por adelantado y sin demora alguna.